คอลัมน์ แยบยลกลยุทธ์  โดย รศ.ดร.ธีรยุส วัฒนาศุภโชค teerayout@acc.chula.ac.th  ประชาชาติธุรกิจ  วันที่ 19 พฤศจิกายน พ.ศ. 2550 ปีที่ 31 ฉบับที่ 3950 (3150)

รูปแบบการจัดออฟฟิศ ดูเหมือนจะ ไม่ใช่ประเด็นใหญ่โตอะไร แต่แท้ที่จริงแล้ว การจัดเลย์เอาต์ของออฟฟิศต่างๆ นั้น องค์กรชั้นนำต่างๆ คิดเสมือน เป็นหนึ่งกลยุทธ์ที่สำคัญได้เลยทีเดียว โดยเฉพาะ ในปัจจุบันที่กิจการมีความต้องการความแปลกใหม่ และความคิดสร้างสรรค์อย่างต่อเนื่อง ดังนั้น การจัดแผนผังออฟฟิศจึงกลายมาเป็นอีกสิ่งหนึ่ง ที่ผู้บริหารจำต้องลงมาใส่ใจมากขึ้นในขณะนี้

ประเด็นการจัดวางออฟฟิศเป็นที่นิยมอย่างมากในขณะนี้ ก็คือ การจัดวางเป็นคอกหรือที่เรียกกันแบบไพเราะว่า cubicle มี partition ล้อมกรอบ เพื่อให้พนักงานแต่ละท่านมีความเป็นส่วนตัว ไม่ถูกรบกวนจากภายนอก และมีสมาธิที่จะทำงานของตนให้ลุล่วง การจัดแบบนี้มุ่งอยู่บนแนวคิด ที่ว่าต้องการทำงานเงียบ อย่ามีใครมายุ่ง มารบกวนสมาธิ เดี๋ยวจะทำงานได้ช้าลง

แต่ผลจากการวิจัยนั้นปรากฏว่า การจัดวางแบบนี้ แม้จะช่วยให้เกิดความเงียบสงบในออฟฟิศ แต่ก็ส่งผลต่อการสื่อสารชิตแชตกัน เนื่องจาก มักจะสกัดกั้นการพบปะหน้าตา ไม่ส่งเสริม การสร้างสัมพันธ์อันดีต่อกัน ลดการปฏิสัมพันธ์ ภายในกิจการ การสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลซึ่งกันและกันระหว่างเพื่อนร่วมงานก็น้อยลง รวมถึงความไว้วางใจก็ลดน้อยลงตามไปด้วยอย่างมาก

คงต้องไม่ลืมว่า การสื่อสารพูดคุยกันภายในกิจการมีความสำคัญไม่น้อยทีเดียว เพราะนอกจากจะช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีเป็นมิตร น่าอยู่ในที่ทำงาน ไม่ให้เงียบขรึมเย็นชาเหมือนห้องดับจิต ไม่ใช่แค่การสร้างบรรยากาศเท่านั้น แต่การสื่อสารกันมากขึ้น ก็ทำให้เข้าใจกันมากขึ้นด้วย ฟังดูคล้ายๆ กับโฆษณาโทรศัพท์มือถือยี่ห้อหนึ่ง ก็เป็นจริง หากไม่พูดคุยกันก็ไม่เข้าใจกัน โอกาส ที่จะนำสู่ความขัดแย้งไม่ไว้ใจกันก็มีมาก และไม่เป็นผลดีต่อการทำงานร่วมกันต่อไปในระยะยาว

ดังนั้นออฟฟิศแห่งอนาคต คือ การจัดวาง แบบลดระดับความเป็นส่วนตัวลงให้เหลือไม่มากนัก พอที่จะมีสมาธิในการทำงานได้แต่ก็ยัง กระตุ้นให้เกิดการสื่อสารและทำงานร่วมกัน อาทิ ที่กั้นระหว่างกันก็ลดระดับลงเหลือระดับสายตา และส่วนบนยังควรเป็นกระจกโปร่งใส เพื่อให้ เกิด eye contact กันได้ ประเภทมองกันมาก เข้าใจกันมากขึ้น และจะกระตุ้นให้เกิดความ อยากจะพูดคุยกันด้วย

การมีที่ส่วนกลางสำหรับการพักผ่อนพูดคุย ร่วมกันด้วย อาทิ ในกูเกิล ที่ต้องการให้เกิด การสื่อสารกันมากขึ้น เพราะจะนำไปสู่การสร้างนวัตกรรมที่แปลกใหม่ในอนาคต โดยจะมีการ จัดพื้นที่ส่วนกลางของออฟฟิศให้พนักงานพบปะ นั่งพูดคุย จิบกาแฟเฮฮากันได้ อย่างน้อยสามสี่ครั้งต่อวัน โดยจัดเตรียมทั้งกาแฟ เครื่องดื่ม ของว่าง ของขบเคี้ยวไว้ให้พรั่งพร้อม ต้องไม่ไกลจากที่ทำงานของแต่ละคนเกิน 100 ฟุต นอกจากนี้ ยังมีโต๊ะพูลไว้ให้เล่นกันคลายเครียดระหว่าง พักผ่อนด้วย

กูเกิลยังมีห้องประชุมย่อยๆ จัดเตรียมไว้ กระจัดกระจายทั่วตึก ซึ่งส่งเสริมให้พนักงานมาประชุมกลุ่มย่อยกันได้ตลอดเวลา เพื่อปรึกษาหารือระดมสมองกันในประเด็นที่ทีมงานของตัวเองเกี่ยวข้อง และแต่ละห้องก็จะมีการเชื่อมโยงกับไวไฟ อินเทอร์เน็ตไร้สายพรั่งพร้อม เพื่อเชื่อมต่อกับชีวิตการทำงานสมัยใหม่ได้ทันที และทำให้ การพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างกัน ประหนึ่งเป็นกิจวัตรที่ขาดไม่ได้ของกูเกิล

อีกกรณีของซิสโก้ ที่น่าสนใจไม่แพ้กูเกิล ก็คือ กิจการจะทลายคอกต่างๆ ที่สกัดกั้นการสื่อสารระหว่างกันลงให้มากที่สุด โดยซิสโก้ได้ทำการศึกษาว่าคอกของแต่ละคนนั้นมักจะว่าง ถึง 35% ของเวลาทั้งหมด จึงทำให้ใช้ได้ไม่คุ้มค่า และพนักงานมักจะเชื่อมต่อกับเทคโนโลยีเพื่อที่ จะทำงานนอกออฟฟิศด้วย และเมื่อพวกเขา เข้ามาในบริษัทก็มักจะเพื่อประชุม พูดคุย ปรึกษาหารือกันเสียมากกว่า

ดังนั้นจึงปรับรูปแบบออฟฟิศให้เกิดการใช้งานที่คุ้มค่ามากขึ้น และตรงกับความต้องการของบริษัท โดยปรับคอกต่างๆ ให้กลายเป็นออฟฟิศส่วนรวมที่ยืดหยุ่นให้ทุกคนเข้ามาใช้งานในพื้นที่นี้ได้ ซึ่งในแต่ละที่นั่งจะมีออดิโอ ไวไฟ ไอพีโฟน และเฟอร์นิเจอร์ที่จัดวางไว้พร้อม สำหรับพนักงานแต่ละคนจะเข้าไปใช้ตรงไหนก็ได้ รวมถึงยังกั้นด้วยผนังที่เป็นกระจกโปร่งใส นัยว่าหากไม่จำเป็นต้องใช้ก็ไม่ต้องอยู่นานครับ ออกมาประชุมอภิปรายกันดีกว่า

พื้นที่ดังกล่าวยังสามารถปรับเปลี่ยนเป็น ห้องประชุมย่อยขนาดเล็กได้ภายในพริบตาครับ เพื่อกระตุ้นให้เกิดการประชุมแลกเปลี่ยนความเห็นกันได้อย่างรวดเร็ว โดยแต่ละห้องประชุมย่อยนั้นจะมีโต๊ะประชุมใหญ่ ซึ่งพรั่งพร้อมไปด้วยสารพันเทคโนโลยีในการทำงานที่สามารถเชื่อมต่อ ได้อย่างเสรี ทั้งอินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต ฯลฯ รวมถึงเครื่องเขียนต่างๆ ที่ต้องใช้ และยังมี บอร์ดสำหรับใช้ในการประชุมต่างๆ อีกด้วย

อย่างไรก็ตามมิใช่ว่าทุกๆ ฝ่ายงาน หรือทุกหน้าที่งานจะเหมือนกันไปหมด เนื่องจากแต่ละงานก็จะมีความต้องการ และลักษณะงานที่แตกต่างกันออกไป อาทิ งานบางอย่าง เช่น งานขาย งานการตลาด ต้องใช้เวลาอยู่ในออฟฟิศ น้อยกว่างานที่ต้องนั่งโต๊ะทำงานอย่างบัญชี หรือวิศวกร ดังนั้นการปรับเปลี่ยนรูปแบบออฟฟิศนั้น อาจจะต้องพิจารณาความเหมาะสม ของแต่ละงานด้วย

รวมถึงงานที่ต้องการความลับ ดังงานค้นคว้า พัฒนางานด้านวิเคราะห์การเงิน ก็ต้องมีความ เป็นส่วนตัวสูงขึ้นด้วยเช่นกันครับ การจัดออฟฟิศให้กับงานลักษณะนี้ ก็คงต้องมี partition สำหรับกั้นข้อมูลที่อาจจะรั่วไหลมากกว่างานอื่นๆ ด้วย

การจัดวางออฟฟิศเลย์เอาต์ก็ถือเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือเท่านั้น ในการกระตุ้นการสื่อสาร ความคิดสร้างสรรค์ และนวัตกรรม แต่สิ่งอื่นที่มีความสำคัญไม่แพ้กันก็คือ วัฒนธรรม ความเชื่อ และประเพณีปฏิบัติที่คนในองค์กร ยึดมั่นร่วมกัน ซึ่งหากทุกคนมีความเชื่อและ เล็งเห็นถึงความสำคัญของการคิดสร้างสรรค์ สิ่งใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา การจัดวางออฟฟิศ ก็ถือเป็นอีก หนึ่งช่องทางที่จะกระตุ้นให้เกิด การพัฒนามากขึ้น แต่หากทุกคนไม่ใส่ใจใน เรื่องดังกล่าวแล้วถึงแม้ว่าจะจัดออฟฟิศให้ หันหน้าชนกันอย่างไรก็คงยากที่จะกระตุ้นให้ สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นได้

ดังนั้นผู้บริหารจึงต้องตอบโจทย์ขององค์กร ของแต่ละท่านให้ได้ว่าแท้จริงแล้ว สิ่งใดเป็นประเด็นหลักที่กิจการต้องเร่งแก้อย่างรวดเร็ว ทันทีทันใดครับ

หน้า 46