มองมุมใหม่ : รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ pasu@acc.chula.ac.th คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย กรุงเทพธุรกิจ วันอังคารที่ 29 สิงหาคม พ.ศ. 2549

กรุงเทพธุรกิจออนไลน์ : เนื้อหาในตอนนี้คงจะเป็นตอนสุดท้ายในเรื่องของเทคนิคและแนวทางในการบริหารเวลานะครับ หวังว่าเนื้อหาจากสองสัปดาห์ที่ผ่านมาคงพอจะเป็นประโยชน์กับท่านผู้อ่านบ้างนะครับ

ขอเริ่มต้นด้วยประเด็นเรื่องของ เทคโนโลยีกับการบริหารเวลา ก่อนเลยนะครับ เนื่องจากเรามักจะเข้าใจกันตลอดว่าพัฒนาการของเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเทคโนโลยีสารสนเทศ จะช่วยทำให้ชีวิตของเราสะดวกสบายขึ้น รวมทั้งทำให้เราสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แต่ในทางกลับกันแล้ว ถ้าท่านพิจารณาดีๆ จะพบว่าการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในชีวิตประจำวันกลับทำให้เรากลับกลายเป็นทาสของเทคโนโลยีมากกว่า ตัวอย่างง่ายๆ คืออีเมลครับ เราก็มักจะบอกว่าอีเมลเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่ช่วยทำให้เราสามารถติดต่อสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ท่านผู้อ่านลองนึกดูนะครับว่าในหนึ่งวันท่านได้รับอีเมลกี่ฉบับ และท่านต้องใช้เวลาในการจัดการกับอีเมลวันละกี่นาที? โดยเฉพาะอย่างยิ่งในจำนวนอีเมลที่ท่านได้รับนั้น มีกี่ฉบับที่เป็นประโยชน์จริงๆ กี่ฉบับที่อ่านแล้วสนุกแต่ไม่มีประโยชน์ หรือกี่ฉบับที่เราเรียกว่าเป็น junk mail

ในต่างประเทศมีการประมาณการว่านักธุรกิจคนหนึ่ง จะได้รับอีเมลวันละไม่ต่ำกว่า 50 ฉบับ ในจาก 50 ฉบับดังกล่าว ร้อยละ 80 เป็นอีเมลที่ไม่ได้ก่อเกิดประโยชน์ต่อเราเท่าไร ดังนั้น ก็มีคำถามสำคัญก็คือจะบริหารจัดการอีเมลอย่างไร เพื่อนำไปสู่การบริหารเวลาสูงสุด?

แนวทางแรก ในการบริหารเวลาจากอีเมลคือ การ unsubscribe ต่อ list ต่างๆ ที่เราเป็นสมาชิก ท่านผู้อ่านสังเกตซิครับว่าปัจจุบันท่านเป็นสมาชิกของ mailing list กี่แห่ง และได้รับอีเมลจาก mailing list นั้นมากน้อยเพียงใด ปกติเราก็มักจะเป็นสมาชิกของ mailing list เหล่านั้นโดยไม่รู้ตัว เช่น เวลาเราสมัครอีเมลของ yahoo หรือ hotmail เขาก็มักจะมีช่องให้เราสมัคร mailing list ต่างๆ เหล่านี้ ซึ่งเราก็มักจะสมัครไปโดยไม่ทันคิดเสียมากครับ ดังนั้น ถ้า mailing list ไหนที่ไม่จำเป็นหรือไม่ก่อให้เกิดประโยชน์เราก็ควรจะบอกเลิกเสียนะครับ

แนวทางที่สอง คืออย่าเช็คเมลตลอดเวลา บางคนจะเปิดอีเมลไว้ตลอด พร้อมทั้งมีสัญญาณเตือนเมื่อมีเมลใหม่เข้ามา และเมื่อมีสัญญาณเตือนดังขึ้นมา เราก็มักจะแวบจากงานที่เราทำอยู่ไปดูอีเมลที่เข้ามาใหม่ว่าคืออะไร ท่านผู้อ่านอาจจะนึกว่าการทำแบบนั้น เสียเวลาอย่างมากแค่ครึ่งนาที แต่ต้องอย่าลืมนะครับว่าการแวบจากงานที่ทำอยู่ เพื่อไปอ่านเมลใหม่นั้นเป็นการรบกวนสมาธิ หรือทำให้เราสมาธิเราวอกแวกจากงานที่มีอยู่นะครับ ซึ่งกว่าเราจะสามารถสร้างสมาธิใหม่ก็กินเวลาไปหลายนาทีเหมือนกันนะครับ

ดังนั้น ลองนึกดูนะครับว่าถ้าวันๆ หนึ่งเราถูกรบกวนสมาธิในลักษณะดังกล่าววันละหลายๆ ครั้ง แล้วเวลาที่เราเสียไปจะสะสมเป็นเท่าใด? ดังนั้น เราอาจจะต้องกำหนดและบังคับตัวเองให้ได้นะครับที่จะเช็คอีเมลแค่วันละสองหรือสามครั้ง

แนวทางที่สามคือเมื่อใดเปิดอีเมลออกอ่าน ก็ต้องหาวิธีจัดการกับเมลฉบับนั้นเลยครับ อย่าผัดวันประกันพรุ่ง หรือบอกกับตัวเองว่าเอาไว้พรุ่งนี้ค่อยมาตอบ หรือพรุ่งนี้ค่อยมาอ่านใหม่อีกรอบ มีข้อแนะนำเลยครับว่าเมื่อเปิดอีเมลแต่ละฉบับ เราควรจะทำข้อใดข้อหนึ่งในสามข้อต่อไปนี้

1) ตอบเมลนั้นทันที โดยเฉพาะเมลที่ต้องใช้เวลาไม่เกินหนึ่งถึงสองนาทีในการตอบ เมื่อตอบเสร็จแล้ว ก็ลบเมลนั้นไปได้

2) ถ้าเป็นเมลที่ต้องมีการตอบหรือทำอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่เวลาในขณะนั้นยังไม่ใช่เวลาที่เหมาะสม ดังนั้น อาจจะส่งต่อหรือมอบหมายให้ผู้อื่นรับผิดชอบแทน

3) ถ้าเป็นเมลที่ต้องตอบเอง แต่อาจจะใช้เวลานาน ก็เก็บไว้ก่อนแต่นัดหมายเวลากับตนเองไว้ให้ชัดเจนว่าจะกลับมาตอบเมื่อใด

4) ถ้าเป็นเมลที่ไม่มีสาระสำคัญก็ลบทิ้งไปเลย

นอกจากปัญหาเรื่องของอีเมลแล้ว ในต่างประเทศเขาได้พบว่าคนเราโดยปกติจะสูญเสียเวลาประมาณสามชั่วโมงต่อวันหรือสิบห้าชั่วโมงต่อสัปดาห์ ไปกับการถูกรบกวน ท่านผู้อ่านลองนึกดูนะครับว่าในวันหนึ่งๆ ในขณะนั่งทำงาน ท่านถูกรบกวนบ่อยมากน้อยแค่ไหน โดยการถูกรบกวนนั้นหมายถึงสิ่งที่เราไม่ได้คาดการณ์หรือวางแผนไว้ล่วงหน้า

ซึ่งการถูกรบกวนนั้นอาจจะมาได้ในหลายรูปแบบครับ ทั้งจากอีเมล (ถ้าท่านเปิดสัญญาณเตือนว่ามีเมลฉบับใหม่เข้ามา) หรือจากบุคคลที่มักจะมาหาหรือพบ โดยไม่ได้นัดหมาย หรือจากโทรศัพท์ต่างๆ ซึ่งการถูกรบกวนนั้นก็มีทั้งดีและไม่ดีนะครับ ถ้าเป็นการถูกรบกวนที่ดี ก็แสดงถึงโอกาสใหม่ๆ หรือเรื่องดีๆ ที่เข้ามา แต่ถ้าการรบกวนที่ไม่ดีนั้น คือการรบกวนที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าใดๆ ต่องานของท่าน

โดยปกติถ้าเป็นการรบกวนที่ดี เราก็ยินดีที่จะรับอยู่แล้ว ซึ่งไม่น่าห่วงอะไร แต่การรบกวนที่ไม่ดีนั้นแหละที่มักจะทำให้เราเสียเวลาในการทำงานโดยใช่เหตุ และอย่างที่เรียนครับ กว่าเราจะสามารถฟื้นตัวจากการถูกรบกวนได้ก็ต้องใช้เวลาหลายนาทีกว่าที่จะมีสมาธิกับงานที่กำลังทำอยู่อีกครั้งหนึ่ง ดังนั้น ท่านผู้อ่านจะต้องหาวิธีการที่จะป้องกันตัวเองจากการถูกรบกวนให้ได้นะครับ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะต้องเก็บตัวเองอยู่ในห้องมืดทึบทั้งวันนะครับ เพียงแต่เราต้องหาช่วงเวลาของวันที่เราคิดว่าเราทำงานได้ดีที่สุด และในช่วงเวลาดังกล่าวไม่ควรจะต้องถูกรบกวน

ก่อนจบขอนำเสนอข้อมูลสถิติเกี่ยวกับเรื่องการบริหารเวลาของต่างประเทศหน่อยนะครับ และท่านผู้อ่านลองพิจารณาว่าตรงกับท่านหรือไม่?

- โดยเฉลี่ยแล้วผู้ที่ทำงานจะใช้เวลาน้อยกว่าสองนาทีต่อวันในการสนทนาในสิ่งที่มีสาระหรือความสำคัญกับคู่ชีวิต

- ในวันธรรมดาๆ มีการประชุม 17 ล้านครั้งทั่วอเมริกา

- โดยเฉลี่ยแล้วผู้ที่ทำงานจะใช้เวลาน้อยกว่าสามสิบวินาทีต่อวันในการสื่อสารอย่างมีสาระกับลูกๆ ของตนเอง

- ร้อยละ 20 ของเวลาในวันทำงานหนึ่งๆ จะถูกใช้ไปกับงานที่มีความสำคัญ ส่วนอีก 80% นั้น จะถูกใช้ไปกับสิ่งที่มีคุณค่าหรือความสำคัญน้อย (หรือไม่มีเลย)

- ยี่สิบปีที่ผ่านมาเวลาในการทำงานของคนอเมริกาเพิ่มขึ้น 15% แต่เวลาในการพักผ่อนลดลง 33%