มองมุมใหม่ : รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ pasu@acc.chula.ac.th คณะพาณิชยศาสตร์ และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย กรุงเทพธุรกิจ วันอังคารที่ 9 พฤษภาคม พ.ศ. 2549

สัปดาห์นี้ผมขอชวนมาคิดและมองในแง่มุมแปลกๆ ที่เราอาจจะไม่เคยคิดกันมาก่อนนะครับ นั้นคือการใช้ Powerpoint ผมเชื่อว่าท่านผู้อ่านทุกท่านคงคุ้นเคยกับโปรแกรมนี้ดีนะครับ เราใช้ Powerpoint ในการนำเสนอเรื่องต่างๆ ทั้งความรู้ ปัญหาที่เจอ การดำเนินงาน ฯลฯ ผมเองก็ใช้ Powerpoint จนเป็นส่วนหนึ่งของชีวิต โดยส่วนใหญ่ก็ใช้ในการสอนหนังสือ แต่ท่านผู้อ่านเคยสังเกตบ้างไหมครับว่า หลายๆ ครั้งการใช้ Powerpoint แทนที่จะช่วยในการนำเสนอสิ่งที่เราต้องการจริงๆ การใช้ Powerpoint เข้ามาช่วยกลับทำให้คนเกิดความมึนงงและสับสนกันมากขึ้น

ผมเองได้เห็น Powerpoint ของหลายๆ ท่าน ที่ยอมรับเลยครับว่า แทนที่จะเข้าใจเรื่องที่ท่านพยายามนำเสนอ กลับยิ่งงงหนักเข้าไปใหญ่ แต่ก็ใช่ว่าผมเองเป็นผู้เชี่ยวชาญเรื่อง Powerpoint นะครับ เพียงแต่ไปอ่านเจองานวิจัยและข้อเขียนของผู้เชี่ยวชาญเรื่องเหล่านี้ เลยอยากจะนำมาผสมผสานกับความคิดของตนเอง เผื่อจะเป็นประโยชน์กับท่านผู้อ่านบ้างครับ

ก่อนอื่นก็ขอให้เครดิตงานที่ผมไปอ่านเจอก่อนนะครับ มีอยู่สองชิ้นหลักๆ นั้นคือ Death by Powerpoint โดย Jesper Johansson และ Five Ways to Reduce Powerpoint Overload โดย Cliff Atkinson และ Richard E. Mayer เรามาเริ่มที่ความสำคัญของ Powerpoint ที่ดีก่อนนะครับ แล้วค่อยไปดูที่ปัญหาที่พบเจอในปัจจุบัน และแนวทางในการทำ Powerpoint ให้ดี

เชื่อว่าคนทำงานทุกคน (หรือแม้กระทั่งผู้เรียนหนังสือ) คงหนีไม่พ้นการทำ Powerpoint หรือ การเรียนรู้จาก Powerpoint อาจจะบอกได้ด้วยซ้ำไปว่าคนยุคใหม่จะรู้จัก Powerpoint มาตั้งแต่เด็ก อย่างลูกสาวผมเอง ปีที่แล้วตอนป. 5 ก็ต้องทำ Powerpoint เพื่อนำเสนองานกลุ่มกันแล้วครับ เราจะใช้ Powerpoint เมื่อต้องมีการนำเสนอในสิ่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการให้ความรู้ การเสนองานเพื่อขายสินค้าหรือบริการ การนำเสนอข้อมูลเพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจ การทบทวนและประเมินผลการดำเนินงาน การประชุมระดมสมองในเรื่องต่างๆ ฯลฯ

ดังนั้นคงปฏิเสธไม่ได้ถึงความสำคัญของ Powerpoint ในฐานะส่วนประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งของชีวิตการทำงาน (และเรียนหนังสือ) ของพวกเราทุกคน แต่การใช้ Powerpoint ให้เป็นประโยชน์ก็ไม่ได้ง่ายเหมือนตัวโปรแกรมเองนะครับ ดังที่ได้เรียนไว้ในตอนต้นแล้วว่ายังพบปัญหาจาก Powerpoint อยู่อีกเป็นจำนวนมาก ผมลองรวบรวมและสรุปปัญหาที่มักจะพบมาแลกเปลี่ยนกันนะครับ

1. Powerpoint ไม่ใช่โปรแกรมเวิร์ดที่จำเป็นต้องบรรจุข้อมูลลงไปใน Powerpoint เพียงแค่แผ่นเดียวให้มากที่สุด เราจะพบเจอบ่อยมากครับ ที่พยายามใส่ข้อมูลเข้าไปให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นได้ใน Powerpoint 1 แผ่น โดยการลดขนาดของตัวอักษรให้เล็กที่สุดเท่าที่ผู้อ่านจะอ่านได้ (ผมเองก็เป็นบ้างเหมือนกันครับ) แต่ท่านผู้อ่านต้องอย่าลืมนะครับว่า วัตถุประสงค์ของ Powerpoint ไม่ใช่ให้คนมาอ่านนะครับ แต่เป็นเครื่องมือในการกระตุ้นให้ผู้ฟังได้คิดตาม และเข้าใจในสิ่งที่ผู้พูดพยายามนำเสนอ ดังนั้นเราไม่จำเป็นต้องมีประโยคที่สมบูรณ์อยู่ใน Powerpoint ก็ได้นะครับ

2. จากการที่พยายามใส่เนื้อหาลงใน Powerpoint 1 แผ่นให้มากที่สุด สุดท้ายก็ทำให้ผู้นำเสนอมักจะออกมายืนอ่าน Powerpoint ให้คนฟัง (พบเจอบ่อยมากเหมือนกันครับ โดยเฉพาะผู้ที่ไม่ค่อยถนัดในการนำเสนองาน) เราต้องอย่าดูถูกคนฟังนะครับ เชื่อว่าทุกคนที่มานั่งฟังเราเขาอ่านหนังสือออก ดังนั้นการนำเสนอไม่ใช่มาทำหน้าที่อ่านหนังสือให้ผู้อื่นฟังนะครับ สิ่งที่ต้องนำเสนอนั้นต้องเป็นสิ่งที่อยู่นอกเหนือจากสิ่งที่เขียนไว้ใน Powerpoint มิฉะนั้นคงจะไม่มีประโยชน์หรอกครับที่ผู้ฟังจะมานั่งฟังเราพูด เขาแค่เอา Powerpoint ของเราแล้วกลับไปนั่งอ่านที่บ้านก็พอครับ ไม่เสียเวลาดีด้วย

3. อย่าหวังพึ่งพิง Bullet Points จนมากเกินไป เนื่องจาก Powerpoint เขาออกแบบมาให้ง่ายสำหรับการทำเป็นข้อๆ หรือ Bullet Points และก็ง่ายสำหรับผู้พูดด้วยที่จะเตรียม Powerpoint ด้วย Bullets มากกว่ารูปภาพ ทุกท่านก็คงทราบดีอยู่แล้วว่า สมองของเรารับรู้ต่อรูปภาพได้ดีกว่าตัวอักษร และการนำเสนอด้วยรูปภาพ แล้วพยายามอธิบายจากรูปภาพนั้น จะทำให้ผู้พูดมีคุณค่ามากขึ้นด้วยนะครับ

เนื่องจากผู้อื่นไม่สามารถโหลด Powerpoint ของเราไปอ่านเองและรู้เรื่องได้ นอกจากนี้การนำเสนองานในรูปของ Bullet Points ก็ไม่ใช่สิ่งที่น่าสนใจและชวนติดตามเท่าไรครับ การนำเสนอที่ดี ชวนติดตาม และเข้าใจได้ง่าย ควรจะเป็นลักษณะของเรื่องราว ที่เราสามารถเชื่อมโยงเข้าไปด้วยได้อย่างง่ายดาย

4. เนื้อหาใน Powerpoint สำคัญกว่ารูปแบบและ Templates ต่างๆ ครับ เนื่องจากพบเห็น Powerpoint ของหลายๆ ท่านที่ชอบใช้ template เก๋ๆ มีลายเยอะ หรือ บางทีก็มีอะไรวิ่งไปวิ่งมาบนนั้น ซึ่งต้องเรียนตรงๆ ว่าสิ่งเหล่านั้นอาจจะทำให้ Powerpoint ดูกิ๊บเก๋ แต่ไม่ได้ทำให้คนสามารถเข้าใจและจดจำต่อเนื้อหาได้ดีขึ้นนะครับ เผลอๆ เป็นการรบกวนสมาธิของผู้ฟังเสียด้วยซ้ำไป

สัปดาห์นี้เกริ่นให้เห็นถึงปัญหาในการใช้ Powerpoint ที่พบเจอทั่วๆ ไปในปัจจุบันก่อนนะครับ สัปดาห์หน้าจะนำเอาหลักวิชาการ เข้ามาผสมผสานครับ ก่อนจบผมขอประชาสัมพันธ์โครงการหนึ่ง ที่ดำเนินมาทุกปีตลอดสี่ปีที่ผ่านมา นั้นคือทางผมจะให้นิสิต MBA ที่เรียนในวิชาเกี่ยวกับ Balanced Scorecard และ Key Performance Indicators ได้เข้าไปช่วยเหลือ และให้คำปรึกษาเกี่ยวกับ BSC และ KPI ให้กับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายใดๆ โครงการนี้จะเริ่มประมาณเดือนกรกฎาคม

ซึ่งตอนนี้ก็อยู่ในช่วงรับสมัครบริษัทที่สนใจครับ ถ้าบริษัทไหนสนใจก็อีเมลมาหาผมได้นะครับ หรือไป download รายละเอียดและใบสมัครได้ที่เวบของผมนะครับ www.pasuonline.net

ประยุกต์ Powerpoint ให้เข้ากับหลักการรับรู้ของสมอง

มองมุมใหม่ : รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ pasu@acc.chula.ac.th  คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย กรุงเทพธุรกิจ วันอังคารที่ 16 พฤษภาคม พ.ศ. 2549

เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ผมได้นำเสนอถึงปัญหาที่พบเจอบ่อยๆ ในการใช้ Powerpoint ซึ่งก็ต้องยอมรับด้วยตนเองว่า ถึงแม้จะอ่านและเขียนบทความดังกล่าวขึ้นมา แต่เวลาไปเตรียม Powerpoint ของตนเอง ก็มักจะหนีไม่พ้นข้อผิดพลาดต่างๆ ที่ระบุไว้ในสัปดาห์ที่แล้ว

โปรแกรม Microsoft Powerpoint ถือเป็นโปรแกรมยอดนิยมโปรแกรมหนึ่งของโลก ผู้ที่เรียนหนังสือ และทำงาน มักจะหนีไม่พ้นการใช้หรืออ่าน Powerpoint กัน และก็มักจะมีพวกผู้เชี่ยวชาญทั้งหลายพยายามที่จะมาบอกว่า Powerpoint ที่ดีควรจะเป็นอย่างไร? เช่นในแต่ละแผ่นนั้นไม่ควรจะมีเกิน 6 บรรทัด และแต่ละบรรทัดไม่ควรจะมีเกิน 6 คำ (ภาษาอังกฤษ)

อย่างไรก็ดี ยังไม่เคยมีการเชื่อมโยงระหว่างงานวิจัยในเรื่องของการรับรู้ของมนุษย์เข้ากับการนำเสนองานผ่านทาง Powerpoint จนกระทั่ง Cliff Atkinson และ Richard E. Mayer ได้ศึกษาการใช้ Powerpoint ที่อิงกับหลักฐานทางวิชาการ และเขียนเป็นบทความชื่อ Five Ways to Reduce Powerpoint Overload โดยเนื้อหาหลักของบทความดังกล่าวก็คือ

การนำเสนอ Powerpoint ที่ไม่สอดคล้องกับหลักในการรับรู้ของสมองคนเราในปัจจุบัน ทำให้เวลาผู้ฟังได้เห็น Powerpoint ของเรา ข้อมูลที่เขาเหล่านั้นได้รับจะมากเกินกว่าที่สมองของเขาจะรับและประมวลไหว (Information Overload)

มีงานวิจัยที่ค้นพบว่าในการรับรู้ของสมองคนเรานั้น มักจะผ่านทางช่องทางหลักๆ สองช่องทางได้แก่ สายตา และการรับฟัง และทั้งสองช่องทางนั้นจะแยกกันรับรู้ข้อมูลต่างๆ แต่เนื่องจากสมองเรามีข้อจำกัดในการรับรู้ข้อมูล ดังนั้น เมื่อได้รับข้อมูลจากทั้งสองช่องทางพร้อมๆ กัน สมองเราจะต้องเลือกว่าจะเลือกรับรู้จากช่องทางไหน รวมทั้งการสร้างความเชื่อมโยงระหว่างสิ่งที่เราได้รับรู้และความรู้เดิมที่เรามีอยู่

ดังนั้น เมื่อนำเสนอผ่านทาง Powerpoint ประเด็นสำคัญที่ต้องคิดก็คือ การนำเสนอของเรานั้นใช้ประโยชน์จากความรู้ ในเรื่องช่องทางการรับรู้ทั้งสองช่องทางหรือไม่? โดยนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่สอดคล้องกันระหว่างสิ่งที่เป็นเสียง (การพูด การบรรยาย) และรูปภาพ (สิ่งที่อยู่ใน Powerpoint)

ประเด็นถัดมาเกี่ยวกับการรับรู้ของเรา ก็คือสมองเรารับข้อมูลจากแต่ละช่องทางได้อย่างจำกัด ถ้าเป็นลักษณะของรูปภาพ สมองของผู้ฟังก็จะสามารถรับรู้ จดจำและพยายามที่จะทำความเข้าใจต่อรูปได้เพียงไม่กี่รูป เช่นเดียวกับคำบรรยาย สมองของผู้ฟังก็จะรับรู้ได้ทีละไม่เยอะ ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับ Powerpoint ก็คือ ผู้นำเสนอเข้าใจข้อจำกัดของสมองคนเราหรือไม่? และพยายามนำเสนอให้สอดคล้องกับระดับความสามารถในการรับรู้ของคนเราหรือไม่?

ประเด็นที่สามเกี่ยวกับการรับรู้ของคนก็คือ การรับรู้ของสมองเรานั้นจะเป็นลักษณะ Active Processing ที่จะเข้าใจต่อสิ่งที่ถูกนำเสนอต่อเมื่อให้ความสนใจต่อสิ่งนั้น สามารถจัดโครงสร้างของสิ่งที่ได้รับรู้ และสามารถบูรณาการเข้ากับความรู้เดิมที่มีอยู่ ดังนั้น ถ้าพิจารณาจากสามประเด็นข้างต้นแล้ว ก็ได้มีคำแนะนำต่อการจัดทำ Powerpoint ให้เหมาะสมกับการเรียนรู้และรับรู้ของคนไว้ดังนี้ครับ

ประการแรก คือต้องเขียนหัวข้อของเรื่องที่จะนำเสนอไว้ทุกครั้ง แต่หัวข้อที่จะเขียนนั้นไม่ใช่หัวข้อธรรมดานะครับ แต่เป็นหัวข้อที่อธิบายหลักการสำคัญหรือแก่นของเรื่องที่จะนำเสนอใน Powerpoint แผ่นนั้นไว้ครับ เนื่องจากคนเราจะเรียนรู้ได้ง่ายขึ้น ถ้าสิ่งที่นำเสนอนั้นมีการจัดรูปแบบที่มีหัวข้อที่ชัดเจน ขอให้นึกถึงภาพของพาดหัวหนังสือพิมพ์ไว้ครับ เป็นคำสั้นๆ กระชับ แต่ได้ใจความว่าเนื้อหาที่เราจะนำเสนอใน Powerpoint แผ่นนั้นประกอบด้วยสิ่งใดบ้าง ปัญหาที่เจอบ่อยๆ ก็คือ Powerpoint ที่นำเสนอนั้นโผล่มามีแต่เนื้อหาเลยครับ โดยขาดแม้กระทั่งหัวเรื่อง

ประการที่สอง คืออย่าพยายามใส่ทุกอย่างลงใน slide แผ่นเดียว เนื่องจากคนเราจะเรียนรู้ได้ง่ายกว่าถ้าข้อมูลที่ได้รับนั้น มีขนาดที่พอเหมาะไม่มากเกินไปหรือใหญ่เกินไป ถ้าเราพยายามที่จะทำให้ข้อมูลทุกอย่างอยู่ใน slide แผ่นเดียว สุดท้ายก็จะเป็นการยัดข้อมูลให้ผู้รับฟังมากเกินไป

ประการที่สาม คือไม่พยายามใส่เนื้อหาที่เป็นข้อความให้มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีทั้งภาพและข้อความอยู่ใน Slide แผ่นเดียวกัน ทั้งนี้ เนื่องจากสมองของเราจะรับรู้ต่อสิ่งที่เป็นภาพได้ง่ายกว่าหากคำอธิบายนั้น ผ่านทางคำอธิบายมากกว่าข้อเขียน

ประการที่สี่ คือถ้าจำเป็นต้องมีข้อความที่เป็นลักษณะของข้อเขียน ก็ควรจะมีรูปประกอบด้วย ไม่ใช่มีแต่ข้อเขียนอย่างเดียว เนื่องจากคนเราจะเรียนรู้จากภาพและข้อความได้ดีกว่าจากข้อความเพียงอย่างเดียว

ประการสุดท้าย คือสิ่งใดก็แล้วแต่ที่ไม่สนับสนุนต่อเนื้อหาหลักที่จะนำเสนอให้เอาออกไปให้หมดครับ เนื่องจากข้อมูลที่มากเกินไปไม่ได้หมายความว่าจะดีเสมอไป คนเราจะรับรู้ได้ดีกว่าถ้ามีแต่ข้อมูลที่เป็นเนื้อหาหลักๆ เท่านั้น พวกอะไรที่เราคิดว่าใส่เข้าไปแล้วกิ๊บเก๋นั้นเอาออกให้หมดครับ ถ้าไม่สนับสนุนต่อเนื้อหาหลัก

เป็นไงบ้างครับ ลองนำหลักไปปรับใช้ดูนะครับ สำหรับตัวผมเองนั้นจะทำตามเนื้อหาข้างต้นได้ คงต้องใช้ความพยายามพอสมควรนะครับ แต่จะพยายามลองดู

ก่อนจบผมขอประชาสัมพันธ์โครงการหนึ่งที่ดำเนินมาทุกปีตลอดสี่ปีที่ผ่านมา นั่นคือทางผมจะให้นิสิต MBA ที่เรียนในวิชาเกี่ยวกับ Balanced Scorecard และ Key Performance Indicators ได้เข้าไปช่วยเหลือ และให้คำปรึกษาเกี่ยวกับ BSC และ KPI ให้กับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายใดๆ โครงการนี้จะเริ่มประมาณเดือนกรกฎาคม ซึ่งตอนนี้ก็อยู่ในช่วงรับสมัครบริษัทที่สนใจครับ ถ้าบริษัทไหนสนใจก็อีเมลมาหาผมได้นะครับ หรือไป download รายละเอียดและใบสมัครได้ที่เวบของผมนะครับ www.pasuonline.net