กลเม็ด...เด็ดใจเจ้านาย

คอลัมน์ เส้นสายลายคิด  โดย จรีพร แก้วสุขศรี คณะภาษาและการสื่อสาร สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์  ประชาชาติธุรกิจ วันที่ 29 กันยายน พ.ศ. 2548 ปีที่ 29 ฉบับที่ 3727 (2927)

ในชีวิตการทำงานปัจจุบันของเราทุกคนจะมีความคุ้นเคยกับคำว่า "เจ้านาย" หรือ "หัวหน้า" เป็นอย่างดี และบางคนอาจเป็นทั้งเจ้านายและลูกน้องในเวลาเดียวกัน

บ่อยครั้งที่เรารู้สึกว่าการเป็นลูกน้องช่างลำบาก โดยอาจจะมองว่าดวงไม่ดีบ้าง เจ้านายไม่ดีหรือไม่มีความยุติธรรมบ้าง และบางครั้งก็เลยเถิดไปถึงรำพึงรำพันว่าเราเป็นเด็กไม่มีเส้น...แล้วจะทำอย่างไรให้เรามีความสุขในการทำงาน

จงอย่าลืมว่าการแก้ (พฤติกรรม) คนอื่นยากกว่าแก้ (พฤติกรรม) ที่ตัวเราเอง ! บทความนี้คงพอจะเป็นแนวทางที่จะทำให้มีความสุขในการทำงานร่วมกับเจ้านายได้

1.รู้เขารู้เรา (รบ 100 ครั้ง ชนะ 100 ครั้ง) เป็นธรรมดาของหัวหน้าหรือเจ้านายทุกคน (โดยเฉพาะคนไทย) จะไม่ค่อยปรับตัวเข้าหาลูกน้อง เพราะฉะนั้นหากเราต้องการมีความสุขในการทำงานร่วมกับหัวหน้าเราก็ต้องปรับตัว...แล้วจะปรับตัวอย่างไร ก็ต้องดูว่าเจ้านายชอบทำงานแบบไหน เช่น รวดเร็ว สวยงาม ประหยัด หรือชอบตรวจงานจุดไหนเป็นพิเศษหรือเปล่า (focus point) ถึงแม้เราจะไม่ชอบหรือขัดกับความเป็นตัวของตัวเอง (เพราะเราคงหาเจ้านายในความต้องการของเราได้ยาก) แต่ในเมื่อเราเลือกไม่ได้ เราก็ต้องทำไม่ใช่หรือ อย่าลืมว่าปัจจุบันทุกองค์กรต้องการคนที่พร้อมที่จะเปลี่ยนแปลง (ready to change) เพราะองค์กรจะดำรงอยู่ได้จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา หรือที่นิยมเรียกกันว่า "การบริหารการเปลี่ยนแปลง" (change management)

2.ให้มากกว่าสิ่งที่เจ้านายต้องการ การทำงานในปัจจุบันและในความเป็นจริง (ซึ่งทุกคนต้องมีการทำงานแข่งกับเวลา) ไม่มีเจ้านายคนไหนที่สั่งงานเราแล้วมานั่งอธิบายทุกอย่าง เพราะเขาคาดหวังว่าเราต้องทำงานเป็นและคิดเป็น ดังนั้นจะเห็นว่าการสั่งงานของหัวหน้าในปัจจุบันจะสั่งน้อยแต่ต้องการงานตามที่ต้องการ (ซึ่งบ่อยครั้งที่เจ้านายไม่ได้บอกมาทั้งหมดว่าต้องการอะไรบ้าง) ดังนั้นเป็นหน้าที่ของเราที่ต้องรับคำสั่งแล้วมาคิดและลงมือทำ อย่างเช่น เลขาฯของผู้จัดการโรงงานแห่งหนึ่งต้องทำรายงานยอดขายสินค้าของแผนกต่างๆ ที่มีทั้งหมด 10 แผนกให้กับผู้จัดการเพื่อใช้ในการประชุมประจำเดือน ปรากฎว่านอกจากรายงานยอดขายที่เลขาฯต้องจัดทำตามคำสั่งแล้ว ยังได้เพิ่มรายชื่อลูกค้าที่ซื้อสินค้าสูงสุด 10 อันดับแรกในแต่ละแผนกให้กับเจ้านายเพื่อใช้ประกอบในการประชุม และได้ไปบอกกับผู้จัดการว่า "รายงานที่ท่านต้องการอยู่ในแฟ้มนี้และได้เพิ่มรายชื่อลูกค้าที่ซื้อสินค้าสูงสุด 10 อันดับแรกของแต่ละแผนกให้กับท่านด้วย เพราะคิดว่าน่าจะมีประโยชน์ในการประชุม" คุณคิดว่าผู้จัดการจะรู้สึกอย่างไรที่มีเลขาฯอย่างนี้...แล้วคุณจะให้อะไรในการทำงานมากกว่าที่เจ้านายสั่งบ้างล่ะ !

3.รุกก่อนรับ...ดูหัวข้อแล้วเหมือนการแข่งขันกีฬา แต่จริงๆ แล้วในชีวิตการทำงานก็มีความจำเป็นไม่น้อย เพราะหากเรารอคำสั่งจากหัวหน้าเพียงอย่างเดียวชีวิตการทำงานก็คงไม่รุ่งแน่ เพราะคิดจะทำอะไรเองไม่เป็นและก็ไม่เป็นที่ต้องการขององค์กรด้วย เพราะฉะนั้นหากเราต้องการทำงานอย่างมีความสุขเราก็ต้องคิดและเข้าหาเจ้านายบ้าง เมื่อเข้าพบ (รุก) เราก็ควรแจ้งเจ้านายว่าจะทำอะไร เมื่อไร อย่างไร เพราะนั่นแสดงออกถึงความเอาใจใส่และรู้ปัญหาที่แท้จริงของเรา หรือไม่บางครั้งถ้าเรามีปัญหาในการทำงาน หากเราบอกหรือแจ้งปัญหาที่เกิดขึ้นแก่เจ้านายพร้อมแนวทางแก้ไขหรือขอคำแนะนำจากท่าน หัวหน้าก็จะมองว่าเราเป็นคนจริงใจและมีความรับผิดชอบ ซึ่งดีกว่าให้เจ้านายมาเจอในภายหลัง ซึ่งนั่นเราก็ต้องตั้งรับกับงานหรือปัญหาที่จะตามมา

4.ถอยก่อนบุก ข้อนี้ส่วนมากจะเกิดขึ้นกับบุคคลที่มีความรู้เฉพาะทางหรือบุคคลที่มีความรู้มีความมั่นใจในตัวเองสูง เช่น พนักงานฝ่ายช่าง พนักงานฝ่ายบัญชีการเงิน หรือพนักงานฝ่ายต่างๆ ที่มีความรู้ความชำนาญเป็นพิเศษ และโดยมากข้อนี้แหละที่จะทำให้คนมีปัญหาในการทำงานต่อกันมาก และหากเจ้านายไม่ค่อยมีความรู้ในเรื่องที่เราทำอยู่ด้วยแล้ว ก็มักจะเป็นจุดที่ทำให้เกิดปัญหาได้ง่ายและบางครั้งงานบางอย่างที่สั่งจากเจ้านายมักได้รับคำตอบทันทีจากลูกน้องว่า ทำไม่ได้บ้าง มีปัญหานั่นปัญหานี่บ้าง คุณคิดว่าหากคุณเป็นหัวหน้าคุณจะชอบลูกน้องแบบนี้หรือไม่ ??? จริงๆ แล้วมันมีวิธีการสำหรับการตอบปฏิเสธหรือบอกปัญหาที่เจ้านายฟังแล้วรู้สึกดี เช่น เมื่อเรารับคำสั่งมาแทนที่เราจะตอบทันทีทันใด (ทั้งๆ ที่เรารู้ว่าความจริงทำไม่ได้หรือมีปัญหา) เราก็ควรจะบอกว่าครับหรือค่ะ (ยอมถอยก่อน)...แล้วหายไปสักระยะเวลาหนึ่งแล้วมาแจ้งให้เจ้านายทราบว่า (บุก) "ท่านค่ะ ที่ท่านสั่งงานเมื่อตอนเช้าดิฉันได้ไปลงมือทำแล้ว (ทั้งที่ยังไม่ได้ทำ) ปรากฏว่ามีปัญหาดังนี้ค่ะ...." คุณว่าเจ้านายจะรู้สึกต่างกับครั้งแรกอย่างไร เพราะอะไรหรือ เพราะหากคุณตอบทันทีว่ามีปัญหาเจ้านายก็จะมองคุณว่าคุณตอบได้อย่างไรทั้งที่ยังไม่ได้ลงมือทำเลย

5.ห้าม (ไม่ควร) ปฏิเสธ โดยเฉพาะต่อหน้าบุคคลอื่น หรือในที่ประชุม อย่างที่กล่าวมาเจ้านายโดยเฉพาะคนไทย (ส่วนมาก) จะคิดว่าสิ่งที่ตัวเองคิดหรือพูดย่อมมีความถูกต้อง ดังนั้นการถูกปฏิเสธหรือโต้แย้งจากลูกน้องในที่ประชุม หรือสถานที่ที่มีบุคคลอื่นจำนวนมากจะเป็นเรื่องที่ยอมรับไม่ค่อยได้ ดังนั้นเราก็ควรระวังในการปฏิเสธหรือโต้แย้ง (ซึ่งจริงๆ แล้วสามารถทำได้หากเรามีข้อมูลและทักษะในการปฏิเสธไม่ให้คนอื่นเสียหน้า) และอย่าลืมว่าในที่ประชุมหรือเรื่องที่เจ้านายพูดส่วนมากจะมีการศึกษาข้อมูล (ทำการบ้าน) มาเป็นอย่างดี และบางครั้งเจ้านายก็จะรู้ว่าลูกน้องจะโต้แย้งเรื่องอะไรอย่างไรบ้าง ซึ่งหากเจ้านายตอบโต้คุณกลับ (เพราะเจ้านายก็รู้เขารู้เรา) โดยไม่ไว้หน้าบ้างล่ะ...เพราะฉะนั้นทางที่ดีควรรับฟังและใช้วิธีการในข้อ 4 ก็

จะดีกว่า

6.รายงานผล เรื่องนี้คนไทย (โดยนิสัย) จะไม่ค่อยชอบและจะมองว่าเมื่อเจ้านายสั่งงานแล้วก็ต้องไปตรวจงานเอง (บางงานที่นำมาส่งไม่ได้ หรือดำเนินการเสร็จแล้ว) เพราะมองว่าตัวเองทำตามที่ได้รับคำสั่งเสร็จแล้ว ซึ่งจริงๆ แล้วต้องบอกว่าใครที่คิดอย่างนี้ต้องคิดใหม่ ทำใหม่ เพราะการสร้างความเชื่อมั่นให้กับเจ้านายบางครั้งบางเรื่องก็ต้องรายงาน โดยเฉพาะงานที่ระยะการดำเนินงานค่อนข้างนาน เพราะการรายงานจะทำให้เจ้านายทราบว่าเราดำเนินการอะไรไปถึงไหนแล้ว และเจ้านายก็ไม่ได้มีเวลามาตรวจงานของเราตลอดเวลา (หากงานนั้นไม่สำคัญและด่วนสำหรับเจ้านาย)

ดังนั้นควรรายงานผลงานของเราเป็นระยะหรือทุกครั้งที่เราดำเนินการเสร็จ เพราะนอกจากจะทำให้เจ้านายทราบแล้วก็ยังสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีต่อกันด้วย...

หน้า 6