คอลัมน์ human corner  โดย ดร.บุษกร วัชรศรีโรจน์ อาจารย์ประจำโครงการบัณฑิต ศึกษาการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์, NIDA  ประชาชาติธุรกิจ หน้า 6  วันที่ 28 มีนาคม 2548 ปีที่ 28 ฉบับที่ 3674 (2874)

เรื่องสำคัญที่ต้องการการตัดสินใจที่มีประสิทธิผลของผู้บริหารในทุกๆ สายงานคือ การประเมินคุณภาพของผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อใช้ในการตัดสินใจเรื่องสำคัญต่างๆ อาทิ ผู้ใต้บังคับบัญชาคนใดเหมาะสมกับงานประเภทใด ผู้ใต้บังคับบัญชาคนใด มีภาวะผู้นำที่จะสามารถเป็นหัวหน้าทีมงานที่ดีได้ ไปจนกระทั่งผู้ใต้บังคับบัญชาคนใด แสดงให้เห็นถึงทักษะพิเศษบางประการ ที่จะเป็นประโยชน์ต่อองค์การได้ เรื่อง เหล่านี้จะไม่เป็นปัญหาสำหรับผู้บริหารที่ทำงานร่วมกับผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างใกล้ชิด และองค์การยังมีขนาดไม่ใหญ่นัก อย่างไรก็ดี เมื่อใดก็ตามที่องค์การมีขนาดใหญ่ขึ้น หรือผู้บริหารต้องการให้การประเมินของตนเอง มีมาตรฐานเป็นที่ยอมรับของผู้ใต้บังคับบัญชา จำเป็นต้องมีการ นำเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสาร (ICT : information and communication technology) มาใช้ในการจัดการงานบริหารทรัพยากรมนุษย์อย่างเป็นระบบ

นั่นคือ ต้องมีการวางแผนการใช้เทคโนโลยี สารสนเทศและการสื่อสารในการเก็บรวบรวมข้อมูล เกี่ยวกับพนักงานแต่ละคนในทุกมิติ ที่เมื่อประกอบเป็นภาพรวมแล้ว จะสามารถสะท้อนถึงตัวตน ทักษะ และความสามารถของพนักงานคนนั้นๆ ได้อย่างถูกต้อง โดยข้อมูลดังกล่าวอาจประกอบด้วยข้อมูลส่วนตัว ประวัติการทำงานกับบริษัท ดัชนีชี้วัดผลการปฏิบัติงาน (KPI : key performance indicators) ในระดับบุคคล และผลการประเมินแบบ 360 องศา (การประเมินจากผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้ร่วมงาน ลูกค้า คู่ค้า) รวมทั้งข้อมูลพิเศษอื่นๆ อาทิ ความสามารถในการเรียนรู้ในด้านต่างๆ จากผู้ให้การฝึกอบรม เป็นต้น

จะเห็นว่าข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานนี้จะสามารถแบ่งออกเป็นสองส่วนคือ หนึ่ง ข้อมูลที่สะท้อนถึงตัวตนของพนักงาน เช่น แนวทางที่นิยมใช้ในการแก้ปัญหา ทัศนคติในการทำงานและดำรงชีวิต บุคลิกภาพส่วนตัว

สอง ข้อมูลที่เป็นผลการปฏิบัติหน้าที่ ความสามารถในการเรียนรู้และทำงาน

ข้อมูลทั้งหลายเหล่านี้หากเก็บบันทึกอย่างต่อเนื่อง เป็นระยะเวลาหนึ่งจะสามารถนำมาประมวลเพื่อให้ความรู้ (knowledge) ที่แท้จริงเกี่ยวกับพนักงานคนนั้นๆ ได้ ซึ่งแน่นอนว่าระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสาร สำหรับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ดีนั้น ต้องอาศัยการออกแบบระบบงาน ที่เกิดจากความร่วมมือระหว่างหลายฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ได้มุมมองที่รอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ที่สามารถให้ความคิดเห็นในเรื่องระบบการ ประเมินผลการให้รางวัลที่สอดคล้องกันทั้งองค์การ

ฝ่ายขายที่จะสามารถให้ความคิดเห็นได้ว่า ทักษะและคุณสมบัติใดที่จำเป็นต้องมีสำหรับพนักงานขายที่จะประสบความสำเร็จ หรือฝ่ายบริหารที่สามารถบอกได้ว่าภาวะผู้นำที่มีวิสัยทัศน์จะสามารถสะท้อนให้เห็นได้จากอะไรบ้าง

ทั้งนี้ ฝ่ายระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารจะทำหน้าที่เป็นผู้นำรูปแบบความต้องการในแต่ละด้าน (models) ที่สรุปได้มาพัฒนาเป็นระบบงานอัตโนมัติ ที่จะนำข้อมูลในหลายด้านของพนักงานมาประมวลผลและนำเสนอในรูปแบบรายงาน แผนภาพ กราฟิก เพื่อตอบสนองความต้องการในแต่ละด้านของผู้บริหารในแต่ละสายงานได้อย่างมีประสิทธิผล เช่น สามารถช่วยตรวจสอบ (tracing) หาพนักงานที่มีทักษะ หรือความสามารถที่โดดเด่นในด้านการบริหารงานเป็นทีม หรือพนักงานฝ่ายการผลิตที่แสดงให้เห็นถึงทักษะในด้านการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้าได้อย่างดียิ่ง ซึ่งอาจเป็นความสูญเสียทางโอกาส (opportunity loss) ขององค์การ

หากมองข้ามสิ่งเหล่านี้ ทำให้พลาดโอกาสที่จะให้พนักงานนั้นๆ ได้ทำงานในตำแหน่งที่เขาเหล่านั้นจะสามารถสร้างประโยชน์ให้กับองค์การได้มากกว่า

ท้ายที่สุด เมื่อระบบงานนี้ถูกใช้งานจริงไประยะเวลาหนึ่ง จะสามารถประเมินความแม่น ยำของรูปแบบ (model) ที่ออกแบบไว้ ว่าสามารถสะท้อนถึงคุณสมบัติของพนักงานได้ถูกต้องแค่ไหน ซึ่งจะนำไปสู่การพัฒนาปรับ ปรุงเพื่อให้ได้ระบบงานที่มีประสิทธิผลและเป็นประโยชน์ต่อองค์การยิ่งๆ ขึ้นไป